(Diese Entscheidung wird nur zur nicht gewerblichen Nutzung kostenfrei bereitgestellt (§11 Abs. 2 S.2 JVKostG))

Man könnte auch sagen: Kanzleien, die bis heute immer noch keine klaren Abläufe und Standards festgelegt haben, sind heute weiter denn je davon entfernt, sich im Wettbewerb mit technikaffinen Kanzleien zu behaupten. Denn die heutige Technik bietet schier unendliche Möglichkeiten, das Kerngeschäft von Kanzleien noch einmal grundlegend zu gestalten. Ideal darauf abgestimmte Kommunikationsmaßnahmen befriedigen die heutige Serviceerwartung und bieten die Chance, sich als go to- Kanzlei zu etablieren.

Wenn Sie jetzt sagen: das haben wir alles nicht, die gute Nachricht vorneweg: es ist noch nicht zu spät, aber höchste Zeit!

Erfahren Sie hier, warum Legal Design der entscheidende Hebel ist, um Nutzerzentrierung und Effizienz in den Kanzleialltag zu bringen und warum ein Tool niemals eine fehlende Strategie ersetzt.

Der „Tool-First“-Fehler: Warum KI kein Pflaster für Chaos ist

In der aktuellen Legal Tech-Debatte dominiert ein gefährlicher Trugschluss: Viele Kanzleien glauben, dass der bloße Einkauf eines KI-Tools reicht, um strukturelle Defizite zu heilen. Doch eine KI auf einen unstrukturierten Prozess aufzusetzen, führt lediglich zu einem automatisierten, unstrukturierten Prozess.

Der häufigste Fehler in Kanzleien ist das Fehlen einer passenden Digitalisierungsstrategie. Digitalisierung bedeutet nicht, Papier durch PDFs zu ersetzen oder einen Chatbot auf die Website zu setzen. Es bedeutet, die Art und Weise, wie Recht geleistet wird, neu zu denken und auch, datenbasiert zu agieren. Wer sich zu schnell auf Softwarelösungen fixiert, übersieht, dass Software nur ein Werkzeug ist. Ohne standardisierte, verbindliche Abläufe, an die sich alle Beteiligten halten, bleibt jede Technologie eine teure Insellösung.

Der Mensch im Mittelpunkt: Legal Design als Strategie

Hier setzt die Methode des Legal Design an. Legal Design ist weit mehr als „Dokumente hübsch machen“. Es ist vielmehr ein interdisziplinäres Toolkit, das dabei hilft, Rechtsdienstleistungen konsequent aus der Perspektive des Nutzers zu betrachten – egal ob dieser Nutzer der Mandant oder der angestellte Associate ist. Im KI-Zeitalter ermöglicht Legal Design einer Kanzlei, die richtigen Schwerpunkte zu setzen, indem es bei der Entwicklung des erhöhten Technikeinsatzes den handelnden Menschen in das Zentrum der Arbeitsabläufe rückt.

Anstatt Technik um der Technik willen einzuführen, fragt Legal Design: Was braucht der Mensch und die Organisation in dieser spezifischen Situation? Wie sieht der ideale Workflow aus, der Reibungsverluste minimiert? Welche Daten braucht wer und welches System an welcher Stelle des Mandats? Erst wenn diese Fragen beantwortet sind, kann über Technologie gesprochen werden. Eine moderne Kanzlei muss verstehen, dass ihre Mandats-Journey das Herzstück ihres Erfolgs ist. Damit ist der gesamte Ablauf eines Mandats von A-Z gemeint.

Die Mandats-Journey: Prozesse und Schnittstellen sichtbar machen

Eine der erfolgversprechendsten Methoden beginnt mit der Analyse der Mandats-Journey und nennt sich „Journey Mapping“. Dabei wird der gesamte Weg eines Mandanten – vom Erstkontakt über die Fallbearbeitung bis zur Rechnungsstellung – in seine einzelnen Abschnitte detailliert und visualisiert. Die Erarbeitung dieser Journey ist oft eine Offenbarung für Kanzleien, da sie häufig schmerzhaft ist, aber ehrlich aufzeigt, in welchem Abschnitt Informationen verloren gehen, wo unnötige Schleifen gedreht werden und wo der Mandant (oder der Anwalt) frustriert ist.

Im Rahmen des Journey Mapping werden sodann die Chancen entlang des Prozesses identifiziert. Es geht darum, „Pain Points“ in „Gain Points“ zu verwandeln. Erst wenn die Kanzlei versteht, wie der Bedarf in jeder einzelnen Phase tatsächlich aussieht, können Maßnahmen etabliert werden, die den Workflow nachhaltig optimieren. Erst hier wird definiert, ob und welches digitale Instrument an welcher Stelle wirklich Sinn ergibt. Denn in der Regel gibt es viele Stellen in Mandats-Journeys, an denen Technik nicht das Entscheidende ist. Mindestens genauso wichtig wie die Entwicklung intelligenter Digitalisierungsstrategien ist es, sich über die menschlichen Expertisen und Besonderheiten im Klaren zu werden. Denn nur das optimale Zusammenspiel aus Technik und Mensch wird künftig über das Fortbestehen von Kanzleien, die den echten Bedarf der Klienten bedienen, entscheiden.

Erst definieren, dann investieren

Der Ruf nach einem neuen Tool sollte also erst am Ende dieses Prozesses stehen. Erst wenn die Prozesse standardisiert und nutzerzentriert gestaltet sind, erfolgt die Auswahl der Technologie. Ein passgenaues Tool zu kaufen oder gar selbst zu designen, ist erst dann sinnvoll, wenn klar ist, welches Problem es lösen soll. Legal Design fungiert hier als Filter: Es verhindert Fehlinvestitionen in überflüssige Software und stellt sicher, dass die gewählten Lösungen nahtlos in den Arbeitsalltag integriert werden können.

Dabei spielt die Standardisierung eine Schlüsselrolle. Eine moderne Kanzlei braucht Abläufe, die nicht von der Tagesform einzelner Partner abhängen, sondern die als „Betriebssystem“ der Kanzlei funktionieren. Legal Design hilft dabei, diese Standards so zu gestalten, dass sie nicht als Korsett, sondern als Erleichterung wahrgenommen werden.

Kollaboration und die „One Voice“-Policy

Ein oft unterschätzter Nebeneffekt von Legal Design-Maßnahmen ist die dramatische Verbesserung der internen Kollaboration. Wenn Teams gemeinsam an Prozessen arbeiten und diese neu gestalten, entsteht ein neues Wir-Gefühl. Silos werden aufgebrochen, weil plötzlich jeder versteht, wie sein Beitrag zum Gesamterfolg des Mandats aussieht.

Gleichzeitig wird das Verständnis gefestigt, in Richtung der Mandanten mit einer Stimme zu sprechen. Eine konsistente, verständliche und nutzerfreundliche Kommunikation – sei es in Schriftsätzen, E-Mails oder Portalen – stärkt zudem die Marke der Kanzlei. Mandanten von heute erwarten keine unverständlichen Gutachten, sondern klare Handlungsempfehlungen und transparente Prozesse.

Fazit: Effizienz durch Design

Die Digitalisierung bietet enorme Chancen für die Mandatsoptimierung, doch sie ist kein Selbstläufer. Der Einsatz von Legal Design ist weit mehr als ein Trend; es ist ein Prozessoptimierungsansatz, der einen echten Effizienzschub bewirkt und sich langfristig auszahlt.

Kanzleien, die Legal Design als Fundament ihrer Digitalisierungsstrategie nutzen, schaffen es, Technik sinnvoll einzusetzen, anstatt von ihr getrieben zu werden. Sie bauen Strukturen auf, die nicht nur für die KI, sondern vor allem für den Menschen funktionieren. Am Ende steht eine Kanzlei, die agiler, mandantenfreundlicher und profitabler arbeitet – weil sie verstanden hat, dass jede interne und externe Interaktion gestaltet werden kann, und damit sicher sein kann, den Mandantenbedarf optimal zu treffen.

Buch-Tipp: Journey Mapping sowie 28 andere erfolgreiche Legal Design Techniken gibt es übrigens auch im neuen Buch der Autorin „Das Legal Design Kit“. Erhältlich exklusiv auf legaldesign-institut.de

Autorin: Astrid Kohlmeier ist Gründerin von AK Legal Design, ausgebildete Rechtsanwältin und Designerin sowie international anerkannte Pionierin der LegalDesignMethode mit Sitz bei München. Sie berät Rechtsabteilungen, Kanzleien sowie Justiz- und Gesetzgebungsinstitutionen zu nutzerzentrierten, interaktiven Lösungen mit Schwerpunkt Innovation und digitale Transformation. Sie ist Mitglied und Dozentin der Executive Faculty des Bucerius Center, Mitbegründerin des Liquid Legal Institute e.V., leitet die „Studio“ Sektion des Legal Design Journal, ist internationale Keynote Speakerin und hat gerade den Praxis-Leitfaden „Das Legal Design Kit“ veröffentlicht.

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