Die Anforderungen an das Vertragsmanagement steigen. Verträge müssen zum einen umfangreichen internen Richtlinien entsprechen, zum anderen nehmen regulatorische Vorgaben stetig zu – welche eine aktive und kontinuierliche Prüfung und Verwaltung der Verträge fordern. Effiziente Prozesse, etwa durch das Vermeiden von manuellen Tätigkeiten und Medienbrüchen, führen dabei zu einem spürbaren Gewinn von Transparenz, Geschwindigkeit und Sicherheit. SV Informatik, Tochter der SV SparkassenVersicherung und Anbieter spezialisierter IT-Lösungen für Versicherungsunternehmen, hat diesen Bedarf erkannt und ihre Vertragsprozesse digitalisiert – mit der Vertragsmanagement-Software „Fabasoft Contracts“.

„Wir hatten zwar verschiedene Tools im Einsatz, aber keine durchgängigen Prozesse“, erinnert sich Stefan Kressig, Syndikusanwalt und Experte für IT-Recht bei der SV Informatik GmbH. „Dadurch kam es zu Redundanzen, einer höheren Fehleranfälligkeit und einem Mehraufwand für unsere Fachabteilungen.“ Gesucht wurde ein System, mit dem Mitarbeiter:innen effizienter arbeiten und gleichzeitig flexibel auf regulatorische Anforderungen reagieren können. Die Antwort: Die KI-gestützte Vertragsmanagement-Software Fabasoft Contracts. „Insgesamt erzielen wir damit eine jährliche Zeitersparnis von rund 2.500 Stunden über den gesamten Lebenszyklus der Verträge hinweg – von Erstellung bis Archivierung“, betont Kressig. „Das gibt uns mehr Raum für fachliche Aufgaben. Gleichzeitig können wir schnell auf neue regulatorische Anforderungen reagieren. Und: Wir entdecken laufend neue Möglichkeiten, um unsere Arbeitsabläufe noch weiter zu optimieren.“

Schnell handlungsfähig bei neuen gesetzlichen Anforderungen

Unternehmen sehen sich schnell wachsenden und wechselnden Anforderungen aus der Regulatorik gegenüber. So ist auch die SV Informatik von vielen unterschiedlichen Vorgaben betroffen – u. a. im Bereich IT durch die EU-Verordnung über digitale Dienste (DSA) und die überarbeitete NIS-2-Richtlinie, oder im Nachhaltigkeitsbereich durch das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG). Hinzu kommt spezifische Regulatorik für den Finanzsektor wie die EU-Richtlinie Solvency ll und der Digital Operational Resilience Act (DORA).

In Bezug auf das Vertrags- und Vendormanagement gilt es beispielsweise Lieferanteninformationen einzuholen, Zertifikate und Nachweise revisionssicher zu speichern sowie Verträge mit Lieferanten zu kontrollieren und gegebenenfalls anzupassen. „Mithilfe von Fabasoft können wir heute bereits ab Beginn einer potenziellen Vereinbarung alle Compliance-relevanten Inhalte berücksichtigen und regulatorische Vorgaben direkt in den Workflow integrieren“, so Kressig. „Wir vermeiden damit Mehraufwand im Nachhinein – und können jederzeit nachweisen, dass unsere Prozesse den aktuellen Anforderungen entsprechen.“ Dafür hat das IT-Unternehmen abteilungsübergreifende, digitale Workflows eingerichtet – u. a. für Due-Diligence-Verfahren, Risikobewertungen und Lieferantenprüfungen. Alle Bearbeitungsschritte sind über elektronische Workflow-Unterschriften und im integrierten Audit-Log – einer automatisierten Änderungsdokumentation – revisionssicher nachvollziehbar.

Zur Kontrolle, ob bestehende Verträge allen aktuellen gesetzlichen Vorgaben entsprechen, setzt die SV Informatik die KI-gestützte Vertragsanalyse von Fabasoft Contracts ein. Anhand von individuellen Checklisten prüft die KI die Vertragsinhalte automatisiert auf K.-o.-Kriterien oder bestimmte Klauseln und erkennt enthaltene Risiken. Das verschafft den Verantwortlichen einen schnellen Überblick, selbst bei umfangreichen Vertragsbeständen. Notwendige Ergänzungsvereinbarungen lassen sich einfach mittels Vorlagen und Klauselbibliothek erstellen, die Software startet daraufhin selbstständig die richtigen Freigabeprozesse. Die Zeichnung gelingt dank integrierter, rechtssicherer elektronischer Signatur schnell und ohne Medienbrüche. Das Ergebnis: kürzere Bearbeitungszeiten, schnellere Entscheidungen und weniger Fehler.

Mit do-it-yourself zur individuellen Vertragsmanagement-Software

Die Grundeinstellungen und die Integration des Fabasoft-Systems in die bestehende IT-Infrastruktur erfolgten in wenigen Tagen. Im Anschluss nahm die SV Informatik weitere individuelle Anpassungen vor – etwa die Gestaltung der Benutzeroberfläche und das Erstellen eigener Vorlagen und Textbausteine. Dafür war für die SV Informatik die Low-Code-basierte Anpassbarkeit der Software besonders wichtig – also die Möglichkeit, Formulare und Prozesse auch ohne Programmierkenntnisse selbstständig zu generieren. Auf diese Weise können Fachabteilungen nun selbstständig digitale Vorlagen erstellen und anpassen: etwa für Verträge, Checklisten, Risikobewertungen oder Lieferantenfragebögen.

Fazit

Die SV Informatik zeigt, wie es gelingt, mit den richtigen digitalen Prozessen nicht nur die Effizienz zu steigern, sondern auch regulatorische Anforderungen sicher abzubilden. Durch den gezielten Einsatz von KI, Low-Code-Technologie und automatisierten Workflows gewinnt das Unternehmen messbar an Tempo, Transparenz und Rechtssicherheit. Damit wird Vertragsmanagement vom zeitintensiven Verwaltungsthema zum wesentlichen Erfolgsfaktor.

Autor: Robin Schmeisser, Geschäftsführer der Fabasoft Contracts GmbH, beschäftigt sich seit 2004 intensiv mit der Digitalisierung von Geschäftsanwendungen und -prozessen. Nach langjähriger Geschäftsführertätigkeit bei einem Softwarehersteller ist er seit Januar 2021 für die Fabasoft Contracts GmbH verantwortlich, einem der europaweit führenden Anbieter von Vertragsmanagement-Software.

Zitatgeber: Stefan Kressig, Syndikusanwalt (Rechtsanwalt), Experte IT-Recht der SV Informatik GmbH

Über Fabasoft Contracts:

Die cloudbasierte Software ermöglicht das effiziente Erstellen, Digitalisieren, Signieren und Managen von Verträgen sowie Vertragspartnern über den gesamten Lebenszyklus. KI-gestützte Funktionen wie die KI-Vertragsprüfung automatisieren ressourcenintensive Tätigkeiten. Für eine ganzheitliche Digitalisierung von Geschäftsprozessen sorgen individualisierbare Workflows. Die Kombination beider Technologien schafft wertvolle Synergien für schnellere Vertragsprozesse, reduzierten Arbeitsaufwand und eine spürbare Risiko- bzw. Kostensenkung.

Weitere Informationen unter www.fabasoft.com/contracts

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