Mit Inkrafttreten des HinschG in Deutschland zum 2. Juli 2023 wurden zunächst alle Unternehmen mit mehr als 249 Beschäftigten verpflichtet, ein Hinweisgebersystem einzurichten, über das insbesondere Beschäftigte Meldungen über vermutete oder festgestellte Gesetzesverstöße sicher und vertraulich abgeben können. Seit dem 17. Dezember 2023 gilt diese Verpflichtung für alle Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten.

Mehr Internal Investigations durch Hinweisgebersysteme

Das Vorhandensein sicherer Meldekanäle führt mittlerweile in der Praxis zu einem höheren Aufkommen von Meldungen über mögliche Gesetzesverstöße und damit auch zu einer Zunahme von Internal Investigations.

Die für die Bearbeitung eingehender Meldungen bestimmte interne Meldestelle hat nach § 17 HinschG im ersten Schritt zu prüfen, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich des HinschG fällt und ob die eingegangene Meldung stichhaltig ist. Sofern dies der Fall ist, hat die interne Meldestelle entweder selbst eine Untersuchung des Sachverhalts durchzuführen oder das Verfahren an eine andere, für Untersuchungen zuständige Einheit des Unternehmens abzugeben. Während die Durchführung von Internal Investigations im deutschen Recht – abgesehen von datenschutzrechtlichen und arbeitsrechtlichen Rahmenbedingungen – bislang noch weitgehend ungeregelt ist, so stellt das HinschG an die Durchführung von Untersuchungen, die aus der Meldung eines Hinweisgebers* resultieren, mitunter strenge Anforderungen, die es zu beachten gilt. Auch stellen sich im Zusammenhang mit der Bearbeitung von Hinweisgebermeldungen grundsätzliche Fragen.

Bearbeitung anonymere Meldungen zu empfehlen

Eine praktisch bedeutsame und vielfach diskutierte Frage im Zusammenhang mit Hinweisgebersystemen ist, ob interne Meldestellen verpflichtet sein sollen, anonym abgegebene Hinweise zu bearbeiten und gegebenenfalls aufgrund solcher Hinweise eine Untersuchung durchzuführen. Der deutsche Gesetzgeber hat sich im Gesetzgebungsverfahren des HinSchG dafür entschieden, dass die Entgegennahme und Bearbeitung anonymer Hinweise gesetzlich nicht verpflichtend ist. Die interne Meldestelle sollte jedoch eingehende anonyme Meldungen bearbeiten, § 16 Abs. 1 Satz 4 HinSchG. Das den Unternehmen insoweit eingeräumte Ermessen wird sich in vielen Fällen zu einer Untersuchungspflicht wandeln. Denn unter Berücksichtigung der geltenden Legalitätspflicht der Geschäftsleitung ist die Bearbeitung anonymer Meldungen jedenfalls dann als verpflichtend anzusehen, wenn diese plausibel und relevant sind und Informationen enthalten, die eine weitere Untersuchung des Sachverhalts erfordern, um Schaden vom Unternehmen abzuwenden. Auch zeigt die Praxis, dass viele Hinweisgeber trotz des gesetzlichen Schutzes aus Sorge vor nachteiligen Auswirkungen auch heute noch anonyme Meldungen abgeben. In der überwiegenden Zahl der Fälle liefern anonyme Meldungen ebenso stichhaltige Hinweise auf Fehlverhalten, wie Meldungen von Hinweisgebern, die ihre Identität offenlegen. 

Vertraulichkeit bei der Untersuchung von Hinweisgebermeldungen zwingend

Im Rahmen von Internal Investigations werden regelmäßig verschiedene Organe, Stellen oder Personen im Unternehmen eingebunden. Bei der Untersuchung von Hinweisgebermeldungen hat die interne Meldestelle zwingend das Vertraulichkeitsgebot nach § 8 HinSchG zu beachten. Danach hat die interne Meldestelle die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers und der von einer Meldung betroffenen Personen zu wahren (§ 8 Abs. 1 S. 1 HinSchG). Verstöße gegen das Vertraulichkeitsgebot können mit empfindlichen Bußgeldern geahndet werden.

Das Vertraulichkeitsgebot dient sowohl dem Schutz des Hinweisgebers als auch dem Schutz der von dem Hinweis betroffenen Personen – also derjenigen, die im Rahmen einer Meldung eines Fehlverhaltens verdächtigt werden. Vor diesem Hintergrund ist der Kreis der Personen, die Kenntnis über die Identitäten des Hinweisgebers und der von dem Hinweis betroffenen Personen haben, möglichst klein zu halten. Die Identität darf grundsätzlich nur den Mitarbeitern der internen Meldestelle, die für die Entgegennahme von Meldungen oder für das Ergreifen von Folgemaßnahmen zuständig sind, sowie den sie bei der Erfüllung dieser Aufgaben unterstützenden Personen (z.B. Assistenzen oder IT-Kräfte) bekannt werden (§ 8 Abs. 1 S. 2 HinSchG). Das Vertraulichkeitsgebot erstreckt sich auch auf solche ergänzenden Informationen, die Rückschlüsse auf die Identität erlauben. Über diesen regelmäßig sehr kleinen Kreis von Berechtigten hinaus darf die Identität der hinweisgebenden Person grundsätzlich keinen anderen Stellen im Unternehmen bekannt gemacht werden. Dies schließt insbesondere solche Stellen im Unternehmen ein, die im Rahmen einer Internal Investigation eingebunden werden (z.B. Untersuchungseinheit, Revision, Personalabteilung). Ferner gilt das Vertraulichkeitsgebot auch in Bezug auf die Mitglieder der Geschäftsleitung. Auch diese dürfen die Identität der hinweisgebenden Person grundsätzlich nicht erfahren, sofern sie nicht ausnahmsweise selbst Mitglieder der internen Meldestelle sind, was praktisch jedoch selten der Fall ist.

Ausnahmen vom Vertraulichkeitsgrundsatz sind in § 9 HinSchG geregelt. Informationen über die Identität des Hinweisgebers oder über sonstige Umstände, die Rückschlüsse auf die Identität des Hinweisgebers erlauben, dürfen nach § 9 Abs. 3 HinSchG nur dann weitergegeben werden, wenn 

• die Weitergabe der Identität des Hinweisgebers für die interne Untersuchung erforderlich ist und
• die Einwilligung des Hinweisgebers vorliegt.

Die Einwilligung des Hinweisgebers muss gemäß § 9 Abs. 3 S. 2 HinSchG für jede einzelne Weitergabe gesondert und in Textform vorliegen. Eine pauschalisierte Einwilligung des Hinweisgebers ist ebenso wenig zulässig wie eine antizipierte Einwilligung, die sich nicht auf eine konkrete Weitergabe bezieht. Sofern die die Voraussetzungen für die Offenlegung der Identität nicht erfüllt sind, darf die interne Meldestelle die Informationen über den Sachverhalt nur anonymisiert oder in einer verallgemeinerungsfähigen Form weitergeben, die keinen Schluss auf die Identität der betroffenen Personen zulässt. 

Auch Informationen über die Identität von Personen, die Gegenstand einer Meldung sind (Betroffene) sind grundsätzlich vertraulich zu behandeln. Allerdings sieht das Gesetz hier weitergehende Ausnahmen vor. Informationen über die Identität Betroffener dürfen auch ohne deren Einwilligung weitergegeben werden, sofern dies im Rahmen der internen Untersuchung oder für das Ergreifen anderer Folgemaßnahmen erforderlich ist (§ 9 Abs. 4 Nr. 2, 3 HinSchG). Die Weitergabe der Identität der von der Meldung betroffenen Person wird bei Internal Investigation regelmäßig erforderlich sein, um bestimmte Untersuchungsmaßnahmen wie z.B. die Untersuchung von E-Mail-Konten oder Personalunterlagen zu ermöglichen. 

Unabhängigkeit der internen Meldestelle

Praxisrelevante Fragen im Zusammenhang mit Internal Investigations wirft auch die nach dem HinschG angeordnete Unabhängigkeit der internen Meldestelle auf. Die interne Meldestelle ist nach § 15 Abs. 1 S. 1 HinSchG bei der Ausübung ihrer Tätigkeit unabhängig. Insoweit stellt sich die Frage, ob die Interne Meldestelle eine Untersuchung vollständig frei und ohne Einbindung der Geschäftsleitung durchführen und inwieweit die Geschäftsleitung auf die Art und Weise einer Untersuchung überhaupt Einfluss nehmen darf. Das Kriterium der Unabhängigkeit der internen Meldestelle darf jedoch nicht zu weit verstanden werden und ist im Lichte der Pflichten der Geschäftsleitung zu sehen. Die Unabhängigkeit der internen Meldestelle bedeutet im Grundsatz, dass diese Ihre Aufgabe frei von sonstigen Interessenkonflikten nachkommen muss. Auch wird die Unabhängigkeit so zu verstehen sein, dass der internen Meldestelle nicht vorgeschrieben werden kann, eingehende Meldungen grundsätzlich nicht zu bearbeiten. Ungeachtet dessen darf und muss unter Umständen auch die Geschäftsleitung des Unternehmens in die Untersuchung eingebunden werden und kann auch über die Art und Weise einer notwendigen Untersuchung entscheiden. Denn die Geschäftsleitung unterliegt weiterhin der Legalitätspflicht. Hierzu zählt auch die Pflicht, Hinweisen auf internes Fehlverhalten nachzugehen und festgestellte Verstöße abzustellen. Die Geschäftsleitung bleibt damit weiterhin in der Verantwortung. Zudem kann bei komplexen Sachverhalten und Sachverhalten von unternehmerischer Bedeutung eine umfangreiche interne, ggf. nur durch Externe durchzuführende Untersuchung erforderlich sein. Diese kann je nach Sachverhalt erhebliche finanzielle und organisatorischen Folgen für das Unternehmen zur Folge haben. Entscheidungen mit solchen Auswirkungen sind stets von der Geschäftsleitung zu treffen.

Rückmeldefristen sind zu beachten

Häufig sind interne Untersuchungen komplex und zeitaufwendig. Dies kann im Einzelfall dazu führen, dass eine Untersuchung mehrere Monate andauert. Hierbei ist die gesetzliche Rückmeldefrist der internen Meldestelle an den Hinweisgeber aus § 17 Abs. 2 HinschG zu beachten. Danach hat die interne Meldestelle einm Hinweisgeber innerhalb von drei Monaten nach Eingangsbestätigung eine Rückmeldung über die Folgemaßnahmen und die Gründe für diese zu geben. Sofern eine Untersuchung zu diesem Zeitpunkt noch nicht abgeschlossen ist, wird die Interne Meldestelle dem Hinweisgeber nach drei Monaten einen Zwischenstand mitteilen müssen.

Fazit: Meldeverfahren überprüfen

Das HinschG gibt den Unternehmen für interne Untersuchungen, die sich aus Hinweisgebermeldungen ergeben, einige Anforderungen an die Hand. Insbesondere solchen Unternehmen, die bereits vor dem Inkrafttreten des HinschG ein Hinweisgebersystem eingerichtet und einen Meldeprozess etabliert hatten, ist zu empfehlen, diesen kritisch im Lichte der neuen Anforderungen zu überprüfen. Die Erfahrung aus der Beratungspraxis zeigt, dass die Meldeprozesse vieler Unternehmen hier noch Lücken aufweisen und insbesondere den Vertraulichkeitsgrundsatz nicht hinreichend berücksichtigen. Das ist riskant: Wird der Vertraulichkeitsgrundsatz im Rahmen einer Untersuchung verletzt, drohen dem Unternehmen und den handelnden Personen der internen Meldestelle erhebliche Bußgelder.

* Gemeint sind Personen jeder Geschlechtsidentität. Um der leichteren Lesbarkeit willen wird im Beitrag die grammatikalisch männliche Form verwendet.

Der Beitrag Internal Investigations und Hinweisgebersystem erschien zuerst auf CMS Blog.

Czech republic: Welcome to the first edition of our AI & GDPR Monthly update bringing you the latest developments at the intersection of artificial intelligence and data protection. We explore emerging legal frameworks, compliance challenges, and cutting-edge case studies that impact how organizations navigate AI technologies. Stay informed with our AI & GDPR insights.

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South Africa: The recent announcement that TotalEnergies will exit a block offshore where it made two major gas discoveries off the coast of South Africa, is a significant setback for the sector, says Noor Kapdi, CEO of Dentons Africa.

New Zealand: Since the publication of the Ministry of Justice’s statutory report on the review of the Anti-Money Laundering and Countering Financing of Terrorism Act (Act) released in July 2022, several of the Ministry’s recommendations have been implemented through changes to the regulations made under the Act. The remaining recommendations require changes to the Act itself. This has prompted the New Zealand Government to release a cabinet paper, which sets out proposals to, among other things, introduce a bill amending the Act (Amendment Bill).

On 27 September 2024, Companies House published a document (Guidance) explaining the approach it will take in the context of the Registrar of Companies’ new ability to issue financial penalties under the Economic Crime and Corporate Transparency Act 2023 (Financial Penalty) Regulations 2024 (FP Regulations).

Employers with unionized operations in British Columbia take note – B.C.’s prohibition on employer use of replacement workers during a strike or lockout has been applied to work taking place in Alberta and Ontario.

A cross-border team from Norton Rose Fulbright advised bp on its acquisition of Bunge’s 50% interest in bp Bunge Bioenergia, taking full ownership of the Brazilian biofuel joint venture and rebranding to bp bioenergy.

Norton Rose Fulbright's San Antonio office has been named one of the "Top Workplaces" in the San Antonio metro area for the second consecutive year.

• Globally, there are more than 50 real estate funds currently capital raising and actively seeking exposure to data centres, with a combined target size of over $50bn.
• 40% of this total capital is being raised specifically to invest in data centres, at over $20bn.
• A record amount was raised in 2023 by real estate funds focussed on data centres, as the sector continues to gain popularity amongst investors.

Data centres are increasingly being targeted by real estate fund managers, as other asset classes, such as offices and retail, face more challenging environments. Globally, there are more than 50 real estate funds currently capital raising and actively seeking exposure to data centres, with a combined target size of over $50bn. According to analysis by global law firm Linklaters*, 40% of this total capital is being raised specifically to invest in data centres, with the remainder being raised to invest across real estate asset classes, including data centres.

The number of real estate funds raised with a focus including data centres has increased consistently over the last few years, with a record amount raised in 2023. There is currently a marked increase in funds exclusively focused on data centres. The significant amount of capital being raised suggests that investor appetite in the sector is continuing to grow.

 

The digital transformation of global economies – in particular the widespread uptake of AI technologies and an insatiable appetite for cloud space – has fuelled exponential growth in digital infrastructure needs. This spike in demand has presented opportunities across the real estate sector for developers, contractors and consultants through to investors, fund managers and lenders.

David Martin, Partner and Co-Head of Linklaters’ Digital Infrastructure offering, commented:

“Our data needs are higher than ever and as a result we are seeing data centres being developed on an increasingly global scale, from Europe to the US, Asia and the Middle East. The sector presents exciting opportunities for both the private and public markets in terms of equity investment. A crucial consideration is ensuring a clear exit strategy and whether we start seeing public market listings, alongside more traditional exit routes such as asset sales, will be an interesting trend to watch. As data centre projects mature and we see more players getting involved and progressively innovative financing and investment opportunities, we expect private equity and financial sponsors to continue to be a driving force behind much of the sector’s activity.”

Ben Jennings, Investment Funds Partner, commented:

“As our research clearly shows, the growing demand for digital infrastructure presents an exciting opportunity for both investors and fund managers. In response, we’re seeing fund structures that are tailored to accommodate the specific needs of data centre investments, such as higher upfront capital requirements and longer investment periods. Hybrid fund structures that balance development and operational phases can appeal to a broader range of investors and can be designed to combine elements and concepts from both private equity for the high-growth phase and infrastructure funds for lower-risk, income-generating assets. As the sector’s growth, driven by evolving technology and the global AI boom, continues to fuel investment, we can expect to see more appetite from fund managers and record amounts of private capital earmarked for the sector.”

Ross Schloeffel, Energy & Infrastructure Partner, commented:

“Driven by the rapid growth in data consumption, the financing of data centres has become increasingly appealing to a range of different finance providers. Data Centre projects offer stable, long-term returns, particularly where supported by highly creditworthy hyperscale customer contracts. The debt products available to support the significant capital requirements of data centre platforms are expanding. While more traditional project or real estate financing structures will continue to be appropriate for some sponsors, we’re seeing a shift toward highly flexible ‘infrastructure’ debt packages across the European market. For stabilised data centre assets, securitisation structures are also set to become more common as an option to refinance shorter-term bank debt.”

Jack Shand, Managing Associate, Real Estate, commented:

“Long-standing real estate investors and developers are increasingly seeking exposure to the sector. Traditional property stalwarts bring expertise in construction and development, and many have access to extensive landbanks to help unlock data centre developments where land supply is constrained. However, data centres present unique challenges. Operations are often highly technical and specialised, requiring expertise either in-house or through joint ventures with experienced operators. Data centre tenants and occupiers are also different: from global hyperscalers with exacting requirements to young companies with untested covenant strengths. Investor exit strategies should be considered from the outset, ideally including flexibility for asset disposals or co-investment models. As investment platforms evolve, consideration should be given to bifurcating development and stabilised assets to rationalise operations and maximise investment and debt opportunities.”

Linklaters is at the cutting-edge of the digital infrastructure sector and the remit of the team has widened as the market has grown to incorporate a growing number of digital infrastructure assets, including data centres, fibre, towers, digital advertising and satellites.

These transactions often involve multiple complexities of bespoke corporate and financing structures, an increasingly regulated investment sector, and complex development and offtake contracts driving value, playing into the combined strengths of our market leading corporate, real estate, finance, telecoms and regulatory teams.

In 2024, Linklaters has already been involved in a number of landmark deals including advising Ardian on the acquisition of leading data centre platform Verne, Brookfield's acquisition of the Data4 data centre from AXA Investment Managers Real Assets for $3.8 billion and EXA Infrastructure sale of seven edge data centres in Europe. The platform also continues to advise DigitalBridge and Vantage Data Centers:

• in connection with Silver Lake and DigitalBridge’s US$9.2bn equity investment in Vantage across North America and EMEA.
• on the completion of a €2.5b Investment Partnership with an Investor Consortium to Accelerate Growth in EMEA.
• on AustralianSuper’s €1.5bn investment in Vantage’s EMEA platform for a significant minority stake.
• DigitalBridge’s joint venture with Liberty Global and Telefonica to create AtlasEdge.

*Based on Linklaters analysis of Preqin data.

• Globally, there are more than 50 real estate funds currently capital raising and actively seeking exposure to data centres, with a combined target size of over $50bn.
• 40% of this total capital is being raised specifically to invest in data centres, at over $20bn.
• A record amount was raised in 2023 by real estate funds focussed on data centres, as the sector continues to gain popularity amongst investors.

Data centres are increasingly being targeted by real estate fund managers, as other asset classes, such as offices and retail, face more challenging environments. Globally, there are more than 50 real estate funds currently capital raising and actively seeking exposure to data centres, with a combined target size of over $50bn. According to analysis by global law firm Linklaters*, 40% of this total capital is being raised specifically to invest in data centres, with the remainder being raised to invest across real estate asset classes, including data centres.

The number of real estate funds raised with a focus including data centres has increased consistently over the last few years, with a record amount raised in 2023. There is currently a marked increase in funds exclusively focused on data centres. The significant amount of capital being raised suggests that investor appetite in the sector is continuing to grow.

 

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“Long-standing real estate investors and developers are increasingly seeking exposure to the sector. Traditional property stalwarts bring expertise in construction and development, and many have access to extensive landbanks to help unlock data centre developments where land supply is constrained. However, data centres present unique challenges. Operations are often highly technical and specialised, requiring expertise either in-house or through joint ventures with experienced operators. Data centre tenants and occupiers are also different: from global hyperscalers with exacting requirements to young companies with untested covenant strengths. Investor exit strategies should be considered from the outset, ideally including flexibility for asset disposals or co-investment models. As investment platforms evolve, consideration should be given to bifurcating development and stabilised assets to rationalise operations and maximise investment and debt opportunities.”

Linklaters is at the cutting-edge of the digital infrastructure sector and the remit of the team has widened as the market has grown to incorporate a growing number of digital infrastructure assets, including data centres, fibre, towers, digital advertising and satellites.

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In 2024, Linklaters has already been involved in a number of landmark deals including advising Ardian on the acquisition of leading data centre platform Verne, Brookfield's acquisition of the Data4 data centre from AXA Investment Managers Real Assets for $3.8 billion and EXA Infrastructure sale of seven edge data centres in Europe. The platform also continues to advise DigitalBridge and Vantage Data Centers:

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*Based on Linklaters analysis of Preqin data.

Global law firm Norton Rose Fulbright has advised ARISE IIP, a leading pan-African developer and operator of world-class industrial parks, on its US$443 million capital raise.